יוזמות דיגיטליות מבטיחות תשואות גבוהות, אך לרוב נכשלות מכיוון שהן מונעות טכנולוגיה וחסרות מיקוד. עם אנמנזה לתהליכים העסקיים שלנו (GPA), Gutmark, Radtke & Company מציעה הליך מובנה שבאמצעותו הלקוחות שלנו יכולים לענות על שאלות חיוניות בעצמם לגבי המיקוד של יוזמה כזו. על בסיס זה ניתן להחליט האם והיכן פרויקט דיגיטלי הגיוני.
הטרנספורמציה הדיגיטלית של תהליכים תפעוליים מאפשרת לחברות להגדיל את הרווחיות שלהן. ניתן להשיג זאת באמצעות שילוב של טכנולוגיות מבוססות אינטרנט, עיבוד מסמכים אלקטרוני, כלים לניהול זרימת עבודה, אוטומציה פשוטה של תהליכים באמצעות רובוטיקה ועיבוד אוטומטי חכם באמצעות טכניקות בינה מלאכותית.
לדוגמה, ניתן להפוך תהליכים עסקיים לחסכוניים יותר ולרכוש לקוחות ביתר קלות, צוותים קיימים יכולים לעבד צמיחה גדולה יותר, ניתן ליצור מודלים עסקיים חדשים לחלוטין ולפתוח שווקים חדשים במהירות ובעלות אפקטיבית.
עם זאת, לא ניתן להשיג מטרות אלו באמצעות שימוש בטכנולוגיות חדשות בלבד. מניסיוננו, פרויקטי דיגיטליזציה נכשלים לעתים קרובות מכיוון שהם מונעים יותר מדי על ידי פתרון טכני שנבחר מראש.
התקדמות מדידה מושגת רק כאשר נעשה שימוש בטכנולוגיה הנכונה לפתרון בעיות ספציפיות בתהליכים קיימים. אולם לשם כך יש לבחון תחילה תהליכים בהתייחס לנקודות התורפה הטכנולוגיות שלהם. ולפני שניתן לעשות זאת שוב, תהליכים קיימים כבר חייבים לעבור אופטימיזציה לפחות חלקית, שכן דיגיטציה של תהליכים עסקיים לא אופטימליים מספקת רק תוצאות דיגיטליות לא אופטימליות. בסך הכל, מדובר בתהליך מורכב, אבל כזה שמבטיח גם תשואות גבוהות – אם מתייחסים אליו בפוקוס.
לכן חשוב על אחת כמה וכמה להתחיל יוזמת דיגיטליזציה עם יעדים מוגדרים ומיקוד ברור. כתוצאה מכך נוצרות שלוש שאלות ליבה שיש לענות עליהן לפני יוזמה כזו:
וכאן בדיוק האנמנזה לתהליכים העסקיים שלנו (GPA) . Gutmark, Radtke & Company מציעים תהליך מובנה כדי לענות על שאלות אלו - שהלקוחות שלנו יכולים ליישם בעצמם. לאחר שהתבררו יעדים, פוטנציאל ונקודות מיקוד ויצירת הקייס העסקי בצורה זו, ניתן להתחיל את יוזמת הדיגיטליזציה.
ה-GPA שלנו , אנו מספקים לחברות נוהל שבאמצעותו ניתן לזהות את מניעי ההצלחה של יוזמות מסוג זה בהתבסס על המומחיות שלהן ולפיכך ללא עזרה חיצונית כחלק ממחקר מקדים פנימי.
מטרת הגישה שלנו היא להשיק מתקפת דיגיטליזציה עם מטרה ברורה וקביעת סדרי עדיפויות שהוגדרו באופן אורגני בתוך החברה. לשם כך, אנו מציעים גישה לאורך ששת השלבים הבאים. ההמלצה שלנו כאן היא שהפרויקט הזה יהיה בשליטה מרכזית על ידי מנהל פרויקט אחד שיכול גם לבצע חלק נכבד מהמאמץ.
לאיזו מטרה צריכה היוזמה לשאוף? בדרך כלל מדובר בקיצור זמני תפוקה, הגדלת האיכות או הפחתת עלויות התהליך. קביעת מדדי ההצלחה הנדרשים לשלב (6) תלויה גם בהגדרת המטרה או היעדים. לדוגמה, ניתן ליישם את המטרה של שיפור האיכות על ידי צמצום הפרשי תיאום, תלונות לקוחות, ביטולי בקשות אשראי או טעויות בדיווח. לאחר מכן יש לקבל מידע זה מאוחר יותר.
מפת התהליך היא צורת ייצוג קלאסית המאפשרת להראות מבנה גס של ארכיטקטורת הליבה, תהליכי הניהול והתמיכה. עבור התחום הנדון, למשל תהליך הבקשה למוצר בנקאי או דיווח על סיכונים, ניתן להציג את שלבי העיבוד הגס בטופס זה. בשלב הבא, צורת ייצוג זו משמשת למבנה אזור הצפייה. במקרה של תהליך בקשת הלוואה, מפת תהליכים כזו מציגה, למשל, את שלבי הבקשה החיוניים מהקבלה ובחינת הבקשה ועד לקבלת מידע חיצוני, מעקב אחר רישומים והחלטת האשראי ועד לתשלום. ישנם גם תהליכי ניהול כמו הפצת בקשות לאיזון עומסים ותהליכי תמיכה כמו אבטחה פיננסית או בדיקת הונאה. באופן אידיאלי, מפת תהליכים כזו כבר קיימת בחברה כך ששלב זה אינו נחוץ יותר.
בהתבסס על מפת התהליך, ניתן כעת לזהות את שלבי התהליך הגסים הרלוונטיים הדורשים התייחסות מפורטת יותר – או ניתן להחריג שלבים לא רלוונטיים על מנת לצמצם את היקף העבודה הנוספת. היעד שהוגדר בהתחלה מועיל כאן. ניתן לשלול כאן שלב תהליך שאין לו, למשל, השפעה ניכרת על יעד האיכות, וכך גם שרשרת תהליכים העוסקת במוצר לא רלוונטי. לדוגמה, ניתן להתעלם מבדיקת תאימות מול רשימות סנקציות שכבר מבוצעת במכונה בעלת ביצועים גבוהים, עם עיבוד ידני נדיר ביותר, בהתאם למטרה.
כעת ניתן לבצע מבט מפורט יותר עבור תחומי המיקוד שזוהו בשלב הקודם. באופן אידיאלי, לחברה כבר יש פנקס תהליכים שממנו נלקחים התהליכים הרלוונטיים ישירות. אחרת, ניתן לאסוף אותם, למשל, באמצעות סקרי מומחים. עם זאת, לא מדובר במיפוי תהליכים פורמלי, אלא בתחילה רק ברשימה טבלה של התהליכים הרלוונטיים לצורך המשך תעדוף. לצורך כך מפורטים התהליכים מקצה לקצה באזור התצפית. בדוגמה של תהליך בקשת הלוואה, זה יכול להיות התהליכים לעיבוד בקשות להלוואה (i) מפורטלי השוואה או מ-(ii) אתר החברה, (iii) סוחרי רכב, (iv) חנויות אלקטרוניקה וכו'. ניתן לרשום תהליכים אלו ולספק להם זיהוי ייחודי.
בהתבסס על היעד שהוגדר בתחילה, כעת יש לאסוף את מדדי היעד המוגדרים עבור כל תהליך. באופן עקרוני, מועילים כאן דמויות מפתח, שמצד אחד משקפות את קריטיותו של תהליך ומצד שני מתארות את החומריות שלו. בדוגמה של תהליך בקשת הלוואה, ניתן לרשום את הקריטיות, למשל, באמצעות זמן הטיפול המתאים או מספר בקשות ההלוואה שבוטלו. המהותיות, לעומת זאת, יכולה להיות מיוצגת על ידי מספר הבקשות או היקף ההלוואה המבוקש בתהליך המתאים. בהתאם למדדים ולזמינות הטכנית, ניתן לאסוף נתונים אלו באופן טכני או באמצעות סקרי מומחים. דמויות מפתח אלו משמשות בתחילה לתעדוף התהליכים וניתן לשכלל אותן בפרויקט עוקב במידת הצורך. עם זאת, המטרה של שלב זה היא להשלים את רשימת התהליכים הרלוונטיים שנוצרו בשלב הקודם עם מידע על תעדוף שלהם.
בשלב זה יש לחברה רשימה של כל התהליכים הרלוונטיים, לרבות הערכות קריטיות ומהותיות. על בסיס זה, כעת ניתן לבצע בחירה של מספר קטן של תהליכים שיש לשקול בתחילה. תהליכים אלו אמורים להציע את הפוטנציאל הגדול ביותר לשינויים חיוביים במדדי היעד הנבחרים ובו בזמן להיות מהותיים מספיק כדי לתרום תרומה ניכרת לתוצאה הכוללת. בסופו של תהליך זה יש מבחר תהליכים שבחינתם המדוקדקת יותר ובעיקר האופטימיזציה ובסופו של דבר הדיגיטליזציה מבטיחים הצלחה כלכלית גבוהה. לאחר מכן ניתן ליישם פעילויות נוספות אלו בפרויקט נפרד במידת הצורך.
מטרת התהליך המובא כאן היא לאפשר לחברות לבצע עבודת הכנה חיונית בעצמן ובפרט להציב יעדים ולתעדף ללא תלות בהשפעות חיצוניות. GRCO תשמח לספק תיאור מפורט יותר של הפעילויות הנדרשות וכן תבניות לרישום היעדים, מרשם התהליך ותעדוף לפי דרישה.
עם זאת, אם זה ייחשב מועיל, אנו שמחים לתמוך הן בתהליך הסקר והתעדוף והן בכל פעילויות פרויקט עוקבות למיפוי, אופטימיזציה ודיגיטציה של תהליכים. יש לנו ניסיון רב, במיוחד בתחומי ניהול סיכונים כמו גם אשראי ומסחר, אותו נוכל להעמיד לרשותך.
Gutmark, Radtke & Company (GRCO) הוא ייעוץ ניהולי המתמחה במגזר השירותים הפיננסיים. מאז 2001, אנו תומכים בלקוחותינו ברחבי אירופה ביישום פרויקטים מורכבים, במיוחד בעסקי ההלוואות וניהול סיכונים. חלק חשוב בעבודתנו הוא תמיד ניתוח, אופטימיזציה ודיגיטליזציה של תהליכי העבודה, תוך התחשבות בדרישות הרגולטוריות.
למידע נוסף על היסטוריית התהליכים העסקיים שלנו, החברה שלנו או כיצד אנו יכולים לתמוך בך בטרנספורמציה דיגיטלית, אנא אל תהסס לפנות אל Dr. בני גוטמרק או הנס רדטקה .