יוזמות דיגיטציה מבטיחות תשואות גבוהות, אך לעתים קרובות נכשלות משום שהן מונעות על ידי טכנולוגיה וחסרות מיקוד. בעזרת ניתוח תהליכים עסקיים (BPA) , גוטמרק, רדטקה וחברה מציעים תהליך מובנה המאפשר ללקוחותינו לענות בעצמם על שאלות מפתח בנוגע למיקוד של יוזמה כזו. תהליך זה מהווה את הבסיס להחלטה האם והיכן פרויקט דיגיטציה הגיוני.
הטרנספורמציה הדיגיטלית של תהליכים עסקיים מאפשרת לחברות להגביר את היעילות שלהן. ניתן להשיג זאת באמצעות שילוב של טכנולוגיות מבוססות אינטרנט, עיבוד מסמכים אלקטרוני, כלי ניהול זרימות עבודה, אוטומציה פשוטה של תהליכים באמצעות רובוטיקה ועיבוד אוטומטי חכם באמצעות טכניקות בינה מלאכותית.
לדוגמה, ניתן להפוך תהליכים עסקיים לחסכוניים יותר, ניתן לרכוש לקוחות ביתר קלות, צוותים קיימים יכולים להתמודד עם צמיחה חזקה יותר, וניתן ליצור מודלים עסקיים חדשים לחלוטין או לפתח שווקים חדשים במהירות ובעלות-תועלת.
עם זאת, לא ניתן להשיג מטרות אלו רק באמצעות טכנולוגיות חדשות. מניסיוננו, פרויקטים של דיגיטציה נכשלים לעתים קרובות משום שהם מונעים במידה רבה מדי על ידי פתרון טכני שנבחר מראש.
התקדמות מדידה מושגת רק כאשר משתמשים בטכנולוגיה הנכונה כדי לפתור בעיות ספציפיות בתהליכים קיימים. עם זאת, הדבר דורש תחילה לבחון את התהליכים עבור חולשותיהם הטכנולוגיות. ולפני שניתן לעשות זאת, תהליכים קיימים חייבים כבר לעבור אופטימיזציה, לפחות חלקית, שכן דיגיטציה של תהליכים עסקיים שאינם אופטימליים מניבה רק תוצאות דיגיטציה לא אופטימליות. בסך הכל, זהו תהליך מורכב, אך כזה שמבטיח תשואות גבוהות - אם ניגשים אליו בריכוז.
לכן, חשוב עוד יותר להשיק יוזמת דיגיטציה עם מטרה מוגדרת ומיקוד ברור. זה מוביל לשלוש שאלות מרכזיות שיש לענות עליהן לפני שניתן להתחיל ביוזמה כזו:
וכאן בדיוק ניתוח תהליכים עסקיים (BPA) . גוטמרק, רדטקה וחברה מציעים תהליך מובנה למענה על שאלות אלו - אותו לקוחותינו יכולים ליישם בעצמם. לאחר שהמטרות, הפוטנציאל ונקודות המיקוד הובהרו ופיתוח מקרה העסקי בדרך זו, ניתן להשיק את יוזמת הדיגיטציה.
בעזרת ה-GPA , אנו מספקים לחברות מתודולוגיה המאפשרת להן לזהות את מניעי ההצלחה של יוזמות כאלה על סמך המומחיות שלהן, וכך ללא עזרה חיצונית במסגרת מחקר מקדים פנימי.
מטרת הגישה שלנו היא להשיק יוזמת דיגיטציה עם מטרה ברורה וסדרי עדיפויות מוגדרים שצמחו באופן אורגני מתוך החברה. לשם כך, אנו מציעים הליך המבוסס על ששת השלבים הבאים. אנו ממליצים שפרויקט זה ינוהל באופן מרכזי על ידי מנהל פרויקט יחיד שיכול גם להתמודד עם חלק משמעותי מעומס העבודה.
מהי מטרת היוזמה הזו? בדרך כלל, היא שואפת לקצר את זמני ההובלה, להגביר את האיכות או להפחית את עלויות התהליך. הגדרת המטרה/ות קובעת גם את מדדי ההצלחה הנדרשים לשלב (6). לדוגמה, ניתן ליישם את המטרה של שיפור האיכות על ידי צמצום פערים בהתאמות, תלונות לקוחות, ביטולי בקשות הלוואה או שגיאות דיווח. לאחר מכן יש לאסוף מידע זה בהתאם.
מפת תהליכים היא כלי ויזואליזציה קלאסי המאפשר סקירה כללית של הארכיטקטורה של תהליכי ליבה, ניהול ותמיכה. עבור התחום הנבחן, כגון תהליך הגשת בקשה למוצר בנקאי או דיווח סיכונים, ניתן לתאר את שלבי התהליך הכלליים בפורמט זה. ויזואליזציה זו משמשת לאחר מכן לחידוד נוסף של היקף הניתוח. במקרה של תהליך הגשת בקשה להלוואה, לדוגמה, מפת תהליכים כזו מציגה את שלבי הבקשה החיוניים, החל מקבלת הבקשה וסקירה, דרך קבלת מידע חיצוני, מעקב אחר דרישות והחלטת אשראי, ועד לתשלום. היא כוללת גם תהליכי ניהול כגון הפצת יישומים לאיזון עומסים ותהליכי תמיכה כגון אבטחה פיננסית או מניעת הונאות. באופן אידיאלי, מפת תהליכים כזו כבר קיימת בתוך החברה, ובכך מבטלת שלב זה.
בהתבסס על מפת התהליך, ניתן כעת לזהות את שלבי התהליך הרלוונטיים ברמה גבוהה הדורשים ניתוח מפורט יותר - או לבטל שלבים לא רלוונטיים כדי להפחית את היקף העבודה הנוספת. המטרה שהוגדרה בתחילה מועילה כאן. ניתן לשלול שלב בתהליך שאין לו, למשל, השפעה ניכרת על יעד האיכות, וכך גם שרשרת תהליך העוסקת במוצר לא רלוונטי. ניתן, למשל, להתעלם מבדיקת תאימות מול רשימות סנקציות, שכבר בוצעה בביצועים גבוהים על ידי מערכות אוטומטיות ודורשת מעקב ידני בתדירות נמוכה ביותר, בהתאם למטרה.
עבור תחומי המיקוד שזוהו בשלב הקודם, ניתן כעת לבצע ניתוח מפורט יותר. באופן אידיאלי, לחברה כבר יש רישום תהליכים שממנו ניתן לחלץ ישירות את התהליכים הרלוונטיים. אחרת, ניתן לאסוף אותם, למשל, באמצעות ראיונות עם מומחים. עם זאת, לא מדובר במיפוי תהליכים רשמי, אלא ברשימה טבלאית של התהליכים הרלוונטיים לצורך קביעת סדרי עדיפויות נוספים. התהליכים מקצה לקצה הנכללים במסגרת הניתוח מפורטים עבור כל תחום. בדוגמה של תהליך הגשת בקשה להלוואה, אלה יכולים לכלול, למשל, את התהליכים לטיפול בבקשות הלוואה (i) מפורטלי השוואה או (ii) אתר האינטרנט של החברה, (iii) סוכנויות רכב, (iv) קמעונאי אלקטרוניקה וכו'. ניתן לרשום תהליכים אלה ולהקצות להם מזהה ייחודי.
בהתבסס על המטרה שהוגדרה בתחילה, יש לאסוף כעת את מדדי היעד שנקבעו עבור כל תהליך. באופן עקרוני, מדדי ביצוע מרכזיים (KPI) שימושיים כאן, המשקפים הן את קריטיות התהליך והן את מהותיותו. לדוגמה, בתהליך הגשת בקשה להלוואה, ניתן ללכוד קריטיות על ידי זמן הטיפול או מספר בקשות ההלוואה שבוטלו. מהותיות, לעומת זאת, יכולה להיות מיוצגת על ידי מספר הבקשות או נפח ההלוואה המבוקש בתהליך הרלוונטי. בהתאם למדד ולזמינות הטכנית, ניתן לאסוף נתונים אלה באופן טכני או באמצעות ראיונות עם מומחים. מדדי KPI אלה משמשים בתחילה לתעדוף התהליכים וניתן לשפר אותם עוד יותר בפרויקט עוקב, במידת הצורך. עם זאת, מטרת שלב זה היא להשלים את רשימת התהליכים הרלוונטיים שנוצרה בשלב הקודם במידע על תעדופם.
בשלב זה, לחברה יש רשימה של כל התהליכים הרלוונטיים, כולל הערכות של קריטיותם וחומריותם. על סמך זה, ניתן לבצע מבחר קטן של תהליכים לשיקול ראשוני. תהליכים אלה צריכים להציע את הפוטנציאל הגדול ביותר לשינויים חיוביים במדד היעד שנבחר, ובמקביל להיות מהותיים מספיק כדי לתרום תרומה ניכרת לתוצאה הכוללת. התוצאה הסופית של תהליך זה היא מבחר תהליכים שבחינה מדוקדקת יותר שלהם, ובמיוחד אופטימיזציה ובסופו של דבר דיגיטציה, מבטיחים הצלחה כלכלית משמעותית. פעילויות נוספות אלו ניתן ליישם בפרויקט נפרד במידת הצורך.
מטרת המתודולוגיה המוצגת כאן היא לאפשר לחברות לבצע עבודות הכנה חיוניות בעצמן, ובפרט להגדיר יעדים ולתעדף משימות ללא קשר להשפעות חיצוניות. GRCO תשמח לספק תיאור מפורט יותר של הפעילויות הנדרשות, כמו גם תבניות לרישום יעדים, רישום תהליכים ותעדוף, לפי דרישה.
עם זאת, אם נחוש בכך תועלת, נשמח לתמוך בכם בתהליך איסוף הנתונים וקביעת העדיפויות, כמו גם בכל פעילות פרויקט עוקבת שמטרתה מיפוי, אופטימיזציה ודיגיטציה של תהליכים. יש לנו ניסיון רב, במיוחד בניהול סיכונים ובמגזרי ההלוואות והמסחר, אותו נוכל להעמיד לרשותכם.
גוטמרק, רדטקה ושות' (GRCO) היא חברת ייעוץ ניהולי המתמחה במגזר השירותים הפיננסיים. מאז 2001, אנו תומכים בלקוחותינו ברחבי אירופה ביישום פרויקטים מורכבים, במיוחד בתחומי ההלוואות וניהול סיכונים. היבט מרכזי בעבודתנו הוא תמיד ניתוח, אופטימיזציה ודיגיטליזציה של תהליכי עבודה, תוך התחשבות בדרישות הרגולטוריות.
למידע נוסף על ניתוח תהליכים עסקיים שלנו, החברה שלנו, או כיצד נוכל לתמוך בכם בטרנספורמציה הדיגיטלית שלכם, אל תהססו ליצור קשר עם ד"ר בני גוטמרק או הנס רדטקה .