בעולם המופלא של ניהול פרויקטים, יש מקרים שבהם אתה עלול לעמוד בפני פרויקט שפגע בקיר בבירור. הסימנים הם לעתים קרובות ברורים - אבני דרך הוחמצו, התקציב כמעט מוצה, מורל הקבוצה בשפל, והצבעת אצבע היא דבר שבשגרה.
אין ספק שמדובר בסיטואציה מאתגרת, אבל היא לא בלתי ניתנת לפתרון. עם גישה נכונה ומובנית ותוכנית פעולה ברורה, תוכלו להפיח חיים חדשים בפרויקט כזה ולהחזיר אותו לדרך להצלחה. במאמר זה אנו מציגים תוכנית פעולה מובנית ל-30 הימים הראשונים כמנהל פרויקט חדש במצב כזה.
שבוע 1: דוח מצב
- סקירת פרויקט : התחל בהתעמקות בהיסטוריה של הפרויקט. צלול לתיעוד הפרויקט, כולל האמנה המקורית, תוכנית הפרויקט, הקצאות תקציב ודוחות התקדמות. המטרה שלך היא להבין מה תוכנן לעומת מה שקרה בפועל.
- שיחות עם מחזיקי עניין : תזמן שיחות עם מחזיקי עניין מרכזיים בפרויקט, כולל נותני חסות, חברי צוות ואולי לקוחות או משתמשי קצה. הקשיבו היטב לנקודות המבט והציפיות שלהם לגבי הפרויקט.
- הערכת הצוות : העריכו את צוות הפרויקט הקיים - כישוריו, חוזקותיו והדינמיקה בתוך הקבוצה. חפש פערים במיומנויות או בעיות המשפיעות על עבודת הצוות.
- ניתוח סיבת שורש : התחל ניתוח שורש מקיף. זה השלב שבו אתה צריך לחפור עמוק יותר, מעבר לנושאים שטחיים כמו חריגות תקציב או עיכובים במועדים. זיהוי גורמים בסיסיים התורמים לאתגרי הפרויקט.
שבוע 2: תכנון אסטרטגי
- מטרות הפרויקט : שקול מחדש והעריך את יעדי הפרויקט. קבע אם הם עדיין רלוונטיים וניתנים להשגה בהתחשב בנסיבות הנוכחיות.
- ניתוח משאבים : נתח את הקצאת המשאבים של הפרויקט, כולל תקציב, צוות וכלים. זיהוי צווארי בקבוק קריטיים במשאבים שיש לטפל בהם.
- הערכת סיכונים : עדכן את מאגר הסיכונים של הפרויקט וזיהוי סיכונים חדשים שנוצרו עקב מצב הפרויקט הנוכחי. כמו כן, לבחון מחדש סיכונים קיימים.
- תכנון התאוששות : צור תוכנית התאוששות המטפלת בבעיות מרכזיות שזוהו. תוכנית זו צריכה לכלול יעדי פרויקט מתוקנים, לוחות זמנים מציאותיים, הקצאות משאבים מותאמות ואסטרטגיות להפחתת סיכונים.
שבוע 3: תקשורת וארגון מחדש
- תוכנית תקשורת : פתח אסטרטגיית תקשורת שקופה. היו פתוחים לגבי בעיות הפרויקט ומתארים את תוכנית ההתאוששות שלכם. תקשורת פתוחה וכנה היא המפתח להשגת תמיכה מבעלי עניין וצוות הפרויקט.
- הרכב צוות : בצע שינויים במבנה הצוות במידת הצורך. זה עשוי לכלול הכנסת מיומנויות חדשות, הקצאה מחדש של משימות או פתרון בעיות כוח אדם המשפיעות על ביצועי הצוות.
- רכישה : הצג את תוכנית ההבראה שלך לבעלי עניין ולצוות הפרויקט. השגת הרכישה והמחויבות שלהם להפעלה מחדש היא קריטית.
- זכיות מהירות : זהה וממש ניצחונות מהירים - משימות קטנות וניתנות להשגה שיכולות להיות להן השפעה חיובית מיידית על הפרויקט. זה יכול להגביר את המורל ולהפגין התקדמות.
שבוע 4: יישום ומעקב
- הפעלה מחדש : התחל באופן רשמי את שלב היישום של תוכנית ההבראה. ודא שכל חברי הצוות מבינים את התפקידים והאחריות שלהם במסגרת התוכנית החדשה.
- ניטור התקדמות : הקמת מערכת חזקה למעקב אחר ההתקדמות מול התוכנית החדשה. זה צריך לכלול פגישות סטטוס קבועות, כלים מעודכנים למעקב אחר פרויקטים ומדדים ברורים להצלחה.
- לולאות משוב : הגדר תהליכים למשוב רציף מהצוות ומבעלי העניין. היה מוכן להתאים את התוכנית על סמך משוב זה.
- רוח צוות : עבודה פעילה על בניית צוות ופעילויות לחיזוק המורל. להכיר בהצלחות, לעודד גישה עבודה בונה וחיובית ולעודד שיתוף פעולה בין חברי הצוות. שימו לב למצב הרוח של הצוות.
אמצעים מתמשכים
- הסתגלות מתמשכת : העריכו באופן רציף את ההתקדמות והתוצאות של התכנון מחדש שלכם. היה גמיש ומוכן להתאים את התוכנית על סמך התצפיות שלך. אבל זכור שלא ניתן עוד לשנות את הזמן, העלויות והאיכות ללא סיבות טובות - ומתוקשרות היטב!
- ניהול מחזיקי עניין : שמור על קשר רציף ויזום עם מחזיקי עניין לאורך כל הפרויקט. התמיכה והמשוב השוטפים שלך הם קריטיים לשחזור הפרויקט.
- ניהול ידע: מסמך תובנות ושיטות עבודה מומלצות לעיון עתידי. לניסיון שאתה צובר מהחייאת הפרויקט הבעייתי הזה יש לרוב ערך רב ערך לארגון שלך.
אולי כדאי גם להתייעץ עם מומחים?
אם אתם מוצאים את עצמכם במזג אוויר קשה עם פרויקט וזקוקים למאמן, שותף ספרינג או אפילו מנהל פרויקטים חסר פחד, אז אתם יכולים לסמוך על Gutmark, Radtke & Company. עם הניסיון רב השנים שלנו בניהול פרויקטים והרקורד שלנו בהחייאת פרויקטים תובעניים אפילו, נוכל לתרום תרומה מכרעת להצלחת הפרויקט שלך.
הצלת פרויקט בסיכון היא ללא ספק אתגר, אבל זה לא בלתי אפשרי. עם גישה מובנית היטב, תקשורת יעילה ומחויבות בלתי מעורערת, אתה יכול להפיח חיים חדשים בפרויקט שלך ולהחזיר אותו לדרך להצלחה.